aufbewahrungsverfahren
Aufbewahrungsverfahren bezeichnet in der Informations- und Archivwirtschaft die organisatorischen, technischen und fachlichen Maßnahmen zur sicheren Aufbewahrung von Belegen, Akten und digitalen Daten über einen festgelegten Zeitraum. Ziel ist die Rechtmäßigkeit, Nachprüfbarkeit, Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit der Informationen über den ganzen Lebenszyklus hinweg.
Typische Anwendungsbereiche sind betriebliche Buchführung, Personalakten, Verträge, wissenschaftliche Arbeiten, öffentliche Dokumente und Archive. Von der Rechtsordnung
Kernbestandteile eines Aufbewahrungsverfahrens sind Richtlinien und Verantwortlichkeiten, Klassifikation und Metadaten, Retentionsfristen, Archivierung (physisch oder digital), Zugriffskontrollen,
Der typische Prozess umfasst die Erstellung einer Aufbewahrungsordnung, die Erfassung neuer Dokumente, die Zuordnung zu Archivierungskategorien,
Technisch unterstützen Dokumentenmanagementsysteme, Enterprise Content Management, ERP- oder Archivsysteme. Wichtige Aspekte sind Metadaten, Suchbarkeit, Datensicherung, Verschlüsselung,
Rechtliche Rahmenbedingungen variieren je Rechtsordnung und Branche. In Deutschland regeln GoBD die ordnungsmäße Führung und Aufbewahrung
Zu den Herausforderungen zählen der Schutz personenbezogener Daten, regelmäßige Audits, Langzeitlesbarkeit von digitalen Formaten, technischer Wandel,