Buchführungsunterlagen

Buchführungsunterlagen sind die Belege und Unterlagen, die die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens belegen und die Grundlage der Buchführung bilden. Dazu gehören Handels- und Geschäftsbücher, Kontoauszüge, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Kassabelege, Verträge, Bankauszüge, Inventare, Jahresabschlüsse, Abschreibungslisten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie der Schriftverkehr mit dem Finanzamt. Elektronische Belege werden anerkannt, sofern sie manipulationssicher gespeichert und ordnungsgemäß lesbar gehalten werden.

Rechtlicher Rahmen: In Deutschland regeln Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) die Führung, Ordnung und Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen. Die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie nachvollziehbar, prüfbar und bei Bedarf rekonstruierbar bleiben. Sie können in Papierform oder elektronisch geführt werden, sofern GoBD-konforme Speicher- und Archivierungsprozesse eingehalten werden und die Lesbarkeit gewährleistet bleibt.

Aufbewahrungsfristen: Die Rechtslage sieht in der Regel eine Aufbewahrungsdauer von sechs bis zehn Jahren vor. Grundsätzlich sind buchführungsrelevante, steuerlich relevante Unterlagen länger aufzubewahren; Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Belege und Inventare werden typischerweise zehn Jahre aufbewahrt, während andere Belege oft sechs Jahre gelten. Branchen- oder länderspezifische Besonderheiten können abweichen.

Praxis und Anforderungen: Unternehmen sollten ein organisiertes Archivsystem verwenden, das Vollständigkeit, Lesbarkeit, zeitliche Nachprüfbarkeit, Integrität und Sicherheit gewährleistet. Elektronische Aufbewahrung erfordert Compliance mit GoBD, revisionssichere Speichermethoden, klare Archivinfrastruktur sowie Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben. Bei Outsourcing der Buchführung sind vertragliche Vereinbarungen und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen zu beachten.