GoBDkonforme

GoBDkonforme bezeichnet die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) durch Unternehmen oder Organisationen. Die Umsetzung betrifft vor allem steuerrelevante Belege und Aufzeichnungen.

Geltungsbereich umfasst elektronische Buchführung, Belege, Rechnungen, Kontoauszüge, E-Mails und andere digitale Dokumente sowie deren Speicherung in lokalen oder cloudbasierten Systemen. Die Regelungen gelten für alle steuerlich relevanten Daten, die digital archiviert oder verarbeitet werden.

Zentrale Anforderungen sind Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten, Nachvollziehbarkeit, unveränderliche Aufbewahrung sowie Revisionssicherheit. Systeme müssen Integrität, Authentizität und Verfügbarkeit sicherstellen; Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert und zeitlich nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Belege sind grundsätzlich über die Aufbewahrungsfristen von meist sechs bis zehn Jahren lesbar aufzubewahren.

Prozess- und Systemanforderungen umfassen den Einsatz revisionssicherer Belegablage, strukturierte Archive und gängige Dateiformate (z. B. PDF/A, strukturierte Daten). Es stehen klare Zugriffskontrollen, Rollen- und Vier-Augen-Prinzip, Protokollierung von Zugriffen und Änderungen sowie regelmäßige Prüfungen der Archivqualität im Vordergrund.

Auslegung und Rechtskontext: Die GoBD sind Richtlinien des Bundesministeriums der Finanzen und kein eigenständiges Gesetz, jedoch maßgeblich für steuerliche Prüfungen. Unternehmen müssen Transaktionen vollständig rekonstruieren und auf Anforderung der Finanzverwaltung bereitstellen können.

Implementierung: Praxisrelevant sind passende ERP- und Archivsysteme, klare Dokumentation der Verfahren, regelmäßige interne Kontrollen und Schulungen, um GoBD-konforme Prozesse dauerhaft sicherzustellen.