Aufbewahrungsverfahren

Aufbewahrungsverfahren bezeichnet in der Informations- und Archivwirtschaft die organisatorischen, technischen und fachlichen Maßnahmen zur sicheren Aufbewahrung von Belegen, Akten und digitalen Daten über einen festgelegten Zeitraum. Ziel ist die Rechtmäßigkeit, Nachprüfbarkeit, Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit der Informationen über den ganzen Lebenszyklus hinweg.

Typische Anwendungsbereiche sind betriebliche Buchführung, Personalakten, Verträge, wissenschaftliche Arbeiten, öffentliche Dokumente und Archive. Von der Rechtsordnung abhängige Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen beeinflussen die Gestaltung von Richtlinien und Prozessen.

Kernbestandteile eines Aufbewahrungsverfahrens sind Richtlinien und Verantwortlichkeiten, Klassifikation und Metadaten, Retentionsfristen, Archivierung (physisch oder digital), Zugriffskontrollen, Integritätssicherung, Versions- und Audit-Trails sowie Verfahren zur datenschutzgerechten Vernichtung am Ende der Frist.

Der typische Prozess umfasst die Erstellung einer Aufbewahrungsordnung, die Erfassung neuer Dokumente, die Zuordnung zu Archivierungskategorien, regelmäßige Prüfung der Fristen, die eigentliche Archivierung, Langzeitüberwachung sowie die planmäßige Vernichtung oder Übergabe in ein langfristiges Archiv.

Technisch unterstützen Dokumentenmanagementsysteme, Enterprise Content Management, ERP- oder Archivsysteme. Wichtige Aspekte sind Metadaten, Suchbarkeit, Datensicherung, Verschlüsselung, Integrität, Langzeitlesbarkeit von Dateiformaten und regelmäßige Migrationsprozesse.

Rechtliche Rahmenbedingungen variieren je Rechtsordnung und Branche. In Deutschland regeln GoBD die ordnungsmäße Führung und Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen; zusätzlich gelten Datenschutzvorschriften (DSGVO) für personenbezogene Daten. Allgemein gelten je nach Land übliche Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren für steuerlich relevante Unterlagen.

Zu den Herausforderungen zählen der Schutz personenbezogener Daten, regelmäßige Audits, Langzeitlesbarkeit von digitalen Formaten, technischer Wandel, Migration alter Systeme und sichere Vernichtung am Fristende. Gute Praxis umfasst klare Verantwortlichkeiten, standardisierte Metadaten, regelmäßige Überprüfungen und Mitarbeiterschulungen.