afstemmingstappen
Af stemmingstappen zijn gestructureerde stappen die gericht zijn op het creëren van een gedeeld begrip en draagvlak bij verschillende partijen over doelen, vereisten en acties. Het doel is om afstemming tussen betrokkenen te realiseren, misverstanden te voorkomen en tijdig besluiten te kunnen nemen. Afstemming vindt plaats in projecten, beleidsvorming, programma- en change-management, en tussen verschillende afdelingen of partners.
Afstemming wordt toegepast wanneer meerdere partijen gezamenlijk resultaten moeten leveren en er onzekerheden, afhankelijkheden of verschillende
1. Doel, scope en verwachtingen vaststellen: helder krijgen wat er bereikt moet worden en welk gedrag of
2. Stakeholders in kaart brengen en rollen definiëren: wie heeft invloed, wie moet informeren en wie beslist.
3. Informatiebehoefte en afhankelijkheden bepalen: welke data, documenten en gebeurtenissen nodig zijn en waar knelpunten zitten.
4. Vereisten, risico’s en knelpunten afstemmen: overeenstemming zoeken over randvoorwaarden, prioriteiten en mogelijke belemmeringen.
5. Alternatieven beoordelen en besluiten vastleggen: keuzes maken en beslisdocumenten of besluitenregistrys bijhouden.
6. Plan van aanpak en communicatiestrategie vastleggen: concrete acties, verantwoordelijken en wanneer informatie wordt gedeeld.
7. Uitvoering en monitoring: voortgang volgen, bijsturen waar nodig en periodiek evalueren.
8. Evaluatie en borging: leren van de afstemming en de afspraken verankeren in processen of governance.
Resultaten van afstemmingstappen zijn doorgaande communicatie, een gedocumenteerd besluitensysteem en een duidelijk plan voor vervolgwerk, waardoor