Transaktionsdateien

Transaktionsdateien sind strukturierte Dateien, die eine Abfolge von Transaktionen dokumentieren, die in Informationssystemen erzeugt oder aus ihnen exportiert werden. Sie dienen der Speicherung, Weitergabe und Abrechnung von Geschäftsvorfällen wie Umsatzbuchungen, Zahlungsüberweisungen oder Bestelltransaktionen. Oft fungieren sie als Zwischenformat zwischen Systemen (ERP, Zahlungsverkehr, Kassensystemen) oder als Archiv- und Prüfpfad.

Typische Formate umfassen CSV, XML, JSON oder festbreitenbasierte Dateien; branchenspezifische Formate kommen ebenfalls vor. Typische Felder sind Transaktions-ID, Datum/Uhrzeit, Betrag, Währung, Debitoren- bzw. Kreditorenkonto, Kontenreferenz, Verwendungszweck, Beleg- oder Auftragsnummer, Buchungsstatus und gegebenenfalls Mandats- oder Referenzdaten.

Verarbeitungsschritte umfassen Erzeugung, Validierung von Format, Plausibilität und Dublettenkontrollen, sichere Übermittlung, Import in das Zielsystem und Abgleich mit bestehenden Datensätzen. Anschließend erfolgt oft die Buchung in der Hauptbuchführung, gegebenenfalls die Zahlungsabwicklung, und schließlich die Archivierung der Datei gemäß Aufbewahrungsfristen. Transaktionsdateien unterstützen zudem die Abstimmung (Reconciliation) zwischen Systemen und dienen als Audit-Trail.

Vorteile liegen in der Automatisierung, verbesserten Nachvollziehbarkeit und erleichterter Revisions- bzw. Prüfpfade. Herausforderungen betreffen Datenqualität, Dubletten, Änderungs- und Löschungsregelungen, Versionierung und Speicherbedarf.

Sicherheit und Compliance umfassen Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Integritätsprüfungen (z. B. Prüfsummen oder digitale Signaturen) sowie Revisionssicherheit. Aufbewahrungspflichten und Datenschutz (z. B. im Sinne der DSGVO) sind zu beachten, insbesondere bei sensiblen Zahlungs- oder Kundendaten.