Retentiebeleid

Een retentiebeleid is een formeel beleid dat beschrijft hoe lang uiteenlopende informatie en gegevens binnen een organisatie worden bewaard, op welke gronden bewaarbesluiten zijn gebaseerd en hoe verouderde of overtollige data definitief wordt verwijderd of geanonimiseerd. Het doel is rechtmatigheid en privacy te waarborgen, operationele efficiëntie te bevorderen en opslag- en beveiligingsrisico’s te beperken.

Het beleid geldt voor alle informatie- en gegevensvormen, inclusief digitale records, e-mail, databanken, back-ups en fysieke documenten, en omvat zowel persoonsgegevens als bedrijfsgevoelige informatie. Het bepaalt bewaartermijnen per datacategorie en de procedures voor archiveren, migreren en vernietigen.

Belangrijke principes zijn doelbinding en minimale noodzakelijkheid (data mogen alleen worden bewaard voor het doel waarvoor ze zijn verzameld), wettelijk en contractueel basis, veiligheidsmaatregelen en documentatie van beslissingen.

Het beleid wordt vertaald in een retentie- of bewaartermijnschema waarin per datatype of proces de bewaartermijn staat vastgelegd en de exacte vernietigings- of anonymisatieregeling. Periodieke herziening is vereist en er moeten uitzonderingen (zoals wettelijke bewaarplichten) mogelijk blijven.

De organisatie kent rollen zoals verwerkingsverantwoordelijke, verantwoordelijke voor gegevensbescherming (DPO), IT en juridische afdelingen die toezien op implementatie, naleving en audits. Regelmatige training en controles ondersteunen naleving.

Het retentiebeleid moet in overeenstemming zijn met relevante wet- en regelgeving, waaronder privacywetgeving (AVG/GDPR) en sectorale bewaartermijnen. Verwerkingen kunnen onderworpen zijn aan wettelijke vereisten, civiele of fiscale bewaartermijnen, waarbij vernietiging of anonimisering mogelijk pas na afloop daarvan plaatsvindt.

Implementatie omvat data-inventarisatie, classificatie, geautomatiseerde vernietiging en veilige verwijdering uit backups, met bewijsvoering en periodieke audits. Het beleid wordt ten minste jaarlijks herzien.