Referentiebestanden

Referentiebestanden zijn autoritatieve datasets die dienen als bron voor waarden die in meerdere systemen en processen voorkomen. Ze leveren gestandaardiseerde codes, labels en attributen zodat verschillende applicaties data op dezelfde manier interpreteren en vergelijken.

Een referentiebestand bevat meestal coderingstabellen zoals landcodes, valuta, talen, branchegroepen en gemeentelijke of bedrijfsidentificaties. Het doel is consistentie in rapportage, data-integratie en automatisering.

Governance en lifecycle: referentiebestanden worden beheerd door een aangewezen eigenaar binnen een organisatie of een publiek beheerlichaam. Ze kennen een wijzigingsbeleid, validatiestappen, metadata en versiebeheer, zodat afgeleide systemen weten welke waarden geldig zijn en wanneer wijzigingen ingaan.

Publicatie en distributie: de bestanden kunnen via bestandsleveringen, databases of API’s beschikbaar worden gesteld aan systemen die ze nodig hebben. Updates volgen een vast schema (periodiek of gebeurtenisgestuurd) en omvatten migratie- en deprecatieprocedures.

Relatie tot data governance en masterdata: referentiebestanden vormen vaak een onderdeel van masterdata-management en dienen als gouden bron voor overige data. Ze verschillen van transactionele data en operationele data; ze worden gecontroleerd op consistentie en moeten gemapt worden aan eigen datamodellen.

Voorbeelden: ISO 3166 landcodes, ISO 4217 valuta, GS1-productcodes, adressenbestanden zoals postcodes, en bedrijfsidentificatie zoals Kamer van Koophandel-nummers. Door hun centrale karakter vergemakkelijken referentiebestanden betrouwbare analyse, rapportage en interoperabiliteit tussen systemen.