Lieferantenaufträgen

Lieferantenaufträge sind formelle Bestellungen eines Käufers an einen Lieferanten, die die Lieferung von Gütern oder die Erbringung von Dienstleistungen zu vereinbarten Konditionen festlegen. Sie dienen dazu, den Beschaffungsprozess zu standardisieren, ein rechtlich bindendes Dokument zu schaffen und den Wareneingang, die Fakturierung sowie die Inventur zu steuern.

Zentrale Inhalte eines Lieferantenauftrags sind: Name und Kontaktdaten des Lieferanten, Auftragsnummer, Auftragsdatum, Lieferadresse, gewünschtes Lieferdatum oder Lieferfenster, Artikelbezeichnung inkl. Artikelnummern, Menge, Mengeneinheit, Preis pro Einheit, Währung, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Incoterms, Bezug zu Rahmenverträgen oder Preisvereinbarungen, sowie besondere Hinweise zu Verpackung, Versand oder Qualitätsanforderungen.

Der typische Ablauf umfasst Bedarfsermittlung (oft ausgelöst durch eine interne Bestellanforderung), Erstellung des Auftrags im ERP- oder Beschaffungssystem, Genehmigung, Übermittlung an den Lieferanten, Auftragsbestätigung durch den Lieferanten, Wareneingang und Rechnungsbearbeitung bis zur Zahlung. Es gibt verschiedene Auftragstypen, darunter Standardaufträge, Rahmen- oder Rahmenaufträge (mit Abräufen, sogenannten Call-off-Aufträgen) sowie Subauftragarten.

Lieferantenaufträge profitieren von einem strukturierten Datenmodell, der Anbindung an ERP-Systeme, EDI oder Beschaffungsportale, um Transparenz, Auditierbarkeit und Automatisierung zu erhöhen. Typische Risiken sind fehlerhafte oder unvollständige Daten, Lieferverzögerungen, Mengenänderungen oder Auftragssperren; entsprechend wichtig sind klare Änderungs- und Stornierungsprozesse sowie ein gutes Lieferantenmanagement.

Siehe auch: Beschaffung, Einkaufsprozess, Rahmenvertrag, Bestellanforderung, Wareneingang, Rechnungslauf.

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