Rechnungslauf

Rechnungslauf, auch Billing Run genannt, bezeichnet in der Buchhaltung und in ERP-Systemen einen batchweisen Prozess zur Erstellung und Versendung von Kundenrechnungen aus offenen Posten. Ziel ist es, Transaktionen wie Lieferungen, Leistungen oder Zeitabrechnungen systematisch abzurechnen, Belege zu erzeugen sowie Umsatz- und Steuerbuchungen vorzunehmen und die Kundenkommunikation zu versenden.

Typischer Ablauf und Bestandteile des Rechnungslaufs umfassen die Selektion offener Posten anhand festgelegter Kriterien (Debitor, Fälligkeit, Vertrag), die Generierung der Fakturen einschließlich Preislisten, Rabatten und Steuern, sowie die Buchung in der Debitorenbuchhaltung. Anschließend werden Belege erstellt (häufig als PDF), und der Versand erfolgt per Druck, E-Mail oder elektronischer Übermittlung. Die archivierten Dokumente unterstützen Revision und Audits. Je nach System können auch Gutschriften, Stornorechnungen oder Teilzahlungen berücksichtigt werden.

Parameter und Optionen betreffen automatische versus manuelle Freigabe, Abrechnungslogik pro Rechnungslauf, Abrechnung nach Vertrag oder nach einzelnen Positionen sowie Fehlerbehandlung. Typische Probleme sind gesperrte Posten, fehlende Stammdaten oder Unstimmigkeiten bei Preisen oder Steuern, die den Lauf stoppen oder kennzeichnen.

Der Rechnungslauf steht im Gegensatz zum Zahlungslauf: Letzterer verarbeitet eingehende Kundenzahlungen und deren Zuordnung zu offenen Posten. In der Praxis ist der Rechnungslauf oft eng in die Debitorenbuchhaltung, Fakturierung und steuerliche Berichterstattung integriert und wird regelmäßig zeitlich geplant, etwa nightly oder monthly, je nach Unternehmensbedarf.