Kennisbeheer

Kennisbeheer is het systematisch creëren, vastleggen, delen en benutten van kennis binnen een organisatie met als doel betere besluitvorming, efficiënter werken en innovatie te stimuleren. Het omvat zowel tacit knowledge (kennis die in mensen verankerd zit) als expliciete kennis (documenten, databases en andere digitale middelen). Kennisbeheer beziet de volledige kennislevenscyclus en streeft naar toegankelijkheid, bruikbaarheid en hergebruik van kennis.

Belangrijke activiteiten zijn onder meer kenniscreatie en -vangst, codificatie en opslag van kennis, kennisdeling en -toepassing, en kennisretentie. Daartoe worden onder meer taxonomieën, metadata en zoektechnologieën ingezet om informatie vindbaar te maken. Organisaties ontwikkelen vaak een knowledge base, een intranet of een documentbeheersysteem en richten communities of practice op om samenwerking te faciliteren.

Modellen en standaarden spelen een rol in kennisbeheer. Het SECI-model van Nonaka en Takeuchi beschrijft de wisselwerking tussen sociale en codificerende processen. Veel organisaties volgen een kennislevenscyclus met fasen zoals creatie, capture, opslag, delen, gebruik en vernieuwing. Internationale richtlijnen, zoals ISO 30401:2018, bieden een raamwerk voor het opzetten en evalueren van KM-systemen.

Governance, beleid en cultuur zijn cruciaal voor succes. Verantwoordelijkheden, privacy en beveiliging moeten worden geregeld, en er moet een organisatiecultuur ontstaan die kennisdelen waardeert en beloont. Uitdagingen omvatten informatiekwaliteit, verouderde assets, silo’s en veranderingsmanagement.

Voordelen zijn onder meer betere besluitvorming, minder duplicatie van werk, snellere responses en stimulering van innovatie. Succes wordt vaak gemeten met KPIs zoals gebruik van kennisbronnen, tijdsbesparing bij informatiereferenties, en tevredenheids- en adoptiecijfers.