Informationsbestände

Informationsbestände bezeichnet die Gesamtheit der Informationen, die in einer Organisation vorhanden sind. Dazu gehören digitale Datenbestände, Archivunterlagen, Dokumente, E-Mails, Wissen in Form von Fachterminologie und Handbüchern sowie Metadaten, die deren Auffindbarkeit unterstützen. Informationsbestände bilden die Grundlage für Entscheidungen, Verfahren und Wissensmanagement und unterscheiden sich von rein technischen Systemen durch ihren Bezug zu Organisation, Zuständigkeiten und Nutzung.

Sie bestehen aus digitalen und analogen Formaten. Digitale Bestände umfassen Datenbanken, Dateisysteme, E-Mails und digitale Dokumente; analoge Bestände sind Akten und Pergamente. Beide benötigen Metadaten, klare Strukturen, Klassifikationen sowie Berechtigungs- und Nutzungsregeln, damit Inhalte auffindbar, nachvollziehbar und sicher bleiben. Der Informationsbestand unterliegt einem Lebenszyklus: Inventarisierung, Bewertung, Erhalt oder Löschung, Migration auf neue Formate und regelmäßige Aktualisierung.

Ziel ist Informationssicherheit, Verfügbarkeit, Langzeitarchivierung und Rechtskonformität. Informationsbestände werden organisatorisch gemanagt, etwa durch Information Governance, Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme, sowie durch klare Verantwortlichkeiten und Audit-Trails. In öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen bildet der Informationsbestand eine zentrale Ressource für Transparenz, Compliance und Wissensbewahrung.

Rechtliche Rahmenbedingungen betreffen Datenschutz, Geheimhaltung, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte. In der Praxis gilt es, Qualität, Integrität und Konsistenz der Bestände sicherzustellen, Migration und Normalisierung zu planen sowie Redundanzen zu vermeiden.