Gegevensbewaring

Gegevensbewaring is het op een verantwoorde wijze bewaren van gegevens voor een bepaald doel en een vastgestelde termijn. Het omvat persoonlijke gegevens, maar ook metadata, logs en documenten die zijn verzameld of gegenereerd in het kader van een dienst of proces. De praktijk valt binnen het bredere kader van privacy- en gegevensbescherming, met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) als hoofdregel en aanvullende nationaalrechtelijke bepalingen.

Kernprincipes van gegevensbewaring zijn doelbinding, gegevensminimalisatie, rechtmatige verwerking, en beheersbare bewaartermijnen. De bewaartermijn wordt bepaald door wettelijke vereisten, contractuele afspraken, operationele behoeften en beveiligings- of auditvereisten. Na afloop van de termijn moeten de gegevens veilig worden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke of legitieme reden bestaat om ze langer te bewaren. Organisaties moeten een bewaarbeleid of gegevensbewaarbeleid vaststellen waarin soorten data, bewaartermijnen, bewaarmethoden en procedures voor verwijdering staan beschreven.

In de praktijk omvat gegevensbewaring onder meer toegangsbeperkingen, beveiligingsmaatregelen en transparantie richting betrokkenen. Back-ups en redundante opslag kunnen extra aandacht vragen om de bewaartermijnen consistent toe te passen. Rechten van betrokkenen, zoals inzage, correctie en verwijdering, moeten kunnen worden toegepast, en organisaties moeten kunnen aantonen welke data bewaard wordt en waarom. Uitdagingen zijn onder meer grensoverschrijdende datastromen, naleving in verschillende jurisdicties en de afweging tussen privacy en operationele behoeften.

Gegevensbewaring vindt plaats in uiteenlopende contexten zoals bedrijfsvoering, dienstverlening, overheid, gezondheidszorg en telecommunicatie, waarbij proportionele en verantwoorde opslag centraal staat.