gegevensbewaarbeleid

Gegevensbewaarbeleid is een organisatiebeleid dat vastlegt welke persoonsgegevens en andere relevante gegevens worden bewaard, hoe lang ze beschikbaar blijven en op welke manier zij worden vernietigd of geanonimiseerd. Het doel is naleving van wet- en regelgeving, ondersteuning van bedrijfsprocessen en bescherming van privacy en informatiebeveiliging.

Het beleid geldt voor alle verwerkingen van persoonsgegevens door de organisatie, inclusief HR-gegevens, klant- en leveranciergegevens, gebruikers- en logbestanden en back-ups. Het maakt onderscheid tussen actieve gegevens, archieven en geanonimiseerde datasets. Bij elke categorie worden bewaartermijnen vastgesteld die rekening houden met operationele behoeften en wettelijke verplichtingen.

De bewaartermijnen zijn gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en overige relevante wet- en regelgeving. Kernprincipes zijn rechtmatigheid, doelbinding, gegevensminimalisatie en opslagbeperking, evenals integriteit en vertrouwelijkheid. Verwerking mag alleen plaatsvinden zolang een bestaansreden bestaat en data niet langer bewaard wordt dan nodig is. Na afloop van een termijn wordt data vernietigd of geanonimiseerd, tenzij er een jurisdictie of gerechtvaardigd belang is om deze langer te bewaren.

Governance en uitvoering verlopen via data-eigenaren en, waar vereist, een privacy- of informatiebeveiligingsfunctie. Het beleid vereist een actueel register van verwerkingen, een werkend bewaartermijnenschema en procedures voor veilige vernietiging en archivering. Regelmatige controles en een jaarlijkse evaluatie waarborgen naleving en actualisering.

Het gegevensbewaarbeleid ondersteunt aansprakelijkheid, risicobeheersing en trainingen voor medewerkers, en vormt een onderdeel van bredere privacy- en beveiligingsprogramma’s.