Dokumentierens

Dokumentieren, oder das Dokumentieren bzw. Dokumentierens, bezeichnet den Prozess der systematischen Erfassung, Aufbereitung und Pflege von Informationen, Vorgängen, Produkten oder Ereignissen in schriftlicher, visueller oder digitaler Form. Ziel ist es, nachvollziehbare, überprüfbare und nutzbare Informationen bereitzustellen, die später wiedergefunden, verstanden und genutzt werden können.

Der Anwendungsbereich des Dokumentierens ist breit und umfasst Wissenschaft, Verwaltung, Unternehmen, Softwareentwicklung sowie Archiv- und Wissensmanagement. Typische Ziele sind Reproduzierbarkeit von Ergebnissen, Nachweis von Verantwortlichkeiten, Rechts- und Compliance-Anforderungen, Qualitätssicherung sowie die Unterstützung von Wissenstransfer und Audits.

Typische Prozessschritte umfassen Ermittlung des Informationbedarfs, Sammlung relevanter Daten, Strukturierung und Gliederung des Inhalts, redaktionelle Bearbeitung, Anreicherung mit Metadaten (Autor, Datum, Version, Kontext), Versionierung, Freigabe und Publikation sowie regelmäßige Pflege, Überprüfung und Archivierung. Wichtige Elemente sind Klarheit der Sprache, Nachvollziehbarkeit der Quellen, Konsistenz über Dokumente hinweg, Aktualität sowie Sicherheit und Datenschutz.

Typische Werkzeuge und Formate reichen von Dokumentenmanagementsystemen und Wikis über Content-Management-Systeme bis zu Versionskontrollsystemen (z. B. Git) für technische Dokumentation und API-Dokumentationen. Standards und Rahmenwerke können Orientierung geben, etwa im Records Management, Qualitätssicherung oder in regulatorischen Kontexten. Gute Praxis umfasst Governance-Strukturen, Verantwortlichkeiten, klare Redaktionsprozesse und regelmäßige Überprüfungen, um Veralten und Informationsverlust zu vermeiden.