Documentatieverlies

Documentatieverlies is het verlies of verlies van toegang tot documenten en registers die nodig zijn voor verantwoording, wettelijke naleving en dagelijkse bedrijfsvoering. Het kan gaan om digitale bestanden, e-mails, databases of fysieke documenten die niet meer of niet tijdig terug te vinden zijn. Het begrip komt voor in sectoren als overheid, bedrijfsleven, zorg en wetenschap, en raakt vaak zowel informatiebeheer als juridisch en operationeel functioneren.

Veroorzakers van documentatieverlies zijn onder meer menselijke fouten, vernietiging of veroudering van papieren archieven, gebrek aan back-ups, slechte metadata, en verlies door ransomware of systeemstoringen. Ook migraties, veranderde opslagplatformen en inadequate toegangscontrole kunnen leiden tot verlies of ontoegankelijke documentatie. De impact is breed: niet kunnen aantonen wat is gedaan, compliance- en auditrisico’s, operationele stilstand, verlies van kennis en reputatieschade.

Preventie en beheer van documentatieverlies richten zich op robuuste informatie- en recordsmanagementpraktijken. Belangrijke maatregelen zijn regelmatige en redundante back-ups, versiebeheer, immutabele opslag (WORM), duidelijke metadata en classificatie, retention- en vernietigingsschema’s, beveiligde toegangscontrole en encryptie. Daarnaast dragen training, periodieke audits en een incidentresponsplan bij aan minimalisatie van schade. Bij incidenten volgen organisaties een gestructureerde aanpak voor herstel, forensisch onderzoek en, indien nodig, melding aan betrokkenen en autoriteiten, waarna een root-causeanalyse en verbetermaatregelen volgen. See-also: records management, archivering, AVG/GDPR, information governance.