Datenschutzfunktionen

Datenschutzfunktionen sind Funktionen in Softwaresystemen und organisatorischen Prozessen, die darauf abzielen, personenbezogene Daten zu schützen und gesetzliche Anforderungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), zu erfüllen. Sie tragen zur Umsetzung von Privacy by Design und Privacy by Default bei und betreffen Maßnahmen zur Datenerhebung, -speicherung, -verarbeitung und -übermittlung über den gesamten Lebenszyklus der Daten hinweg.

Zu den zentralen Konzepten gehören Datenminimierung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung und das Recht auf Löschung. Technische Datenschutzfunktionen umfassen Zugangskontrollen, Authentifizierung, Autorisierung, Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Anonymisierung, sichere Datenübertragung (z. B. TLS), Integritätsschutz und revisionssichere Protokollierung. Ziel ist es, nur notwendige Daten zu erheben, Verarbeitung zu begrenzen und Unbefugten den Zugriff zu verwehren.

Organisatorische Maßnahmen ergänzen technische Schutzmaßnahmen. Dazu gehören Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei risikoreichen Verarbeitungsvorgängen, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsverträge, Einwilligungsmanagement, Schulungen und ein effektives Incident- und Notfallmanagement. Zudem unterstützen Richtlinien und Prozesse eine rechtskonforme Datenverarbeitung und Transparenz gegenüber Betroffenen.

Zur Governance gehören die Benennung eines Datenschutzbeauftragten oder einer Datenschutzstelle, die Dokumentation und regelmäßige Überprüfungen der Verarbeitungstätigkeiten, Audits sowie Schulungsprogramme. Die Umsetzung erfolgt meist in enger Abstimmung mit IT, Rechtsabteilung und Fachbereichen, um Datenschutz in der Praxis nachhaltig zu verankern.

Praxisbeispiele finden Datenschutzfunktionen in Cloud-Diensten, mobilen Apps, IoT-Systemen, E-Commerce und HR-Anwendungen. Wichtige Betroffenenrechte umfassen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Im Rahmen der DSGVO müssen Verantwortliche Datenschutzverletzungen in bestimmten Fristen melden und dokumentieren.