Datenaufbewahrungsrichtlinien

Datenaufbewahrung bezeichnet die systematische Speicherung von personenbezogenen oder geschäftsrelevanten Daten über festgelegte Zeiträume. Sie dient der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, der Unterstützung betrieblicher Prozesse, der Beweissicherung in Rechtsstreitigkeiten und der Ermöglichung historischer Analysen.

Der rechtliche Rahmen in der Europäischen Union basiert auf der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Grundsätze wie Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung festlegt. Nationale Vorschriften ergänzen dies; in Deutschland etwa das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie handels- und steuerrechtliche Vorgaben. Diese schreiben oft konkrete Aufbewahrungsfristen für Buchführungsunterlagen, Verträge oder steuerrelevante Belege vor, typischerweise im Bereich von sechs bis zehn Jahren. Nicht alle Daten müssen so lange gespeichert werden; es gilt das Prinzip der Erforderlichkeit.

Bei der Umsetzung erstellen Organisationen Aufbewahrungspläne oder -schemata, in denen Datenkategorien, Zwecke der Speicherung (Belegwesen, Rechtsstreitigkeiten, Compliance) und konkrete Fristen festgelegt sind. Nach Ablauf der Frist sind sichere Löschung, Anonymisierung oder revisionssichere Archivierung zu beachten. Speicherorte umfassen aktive Systeme, Archive und Backups; diese sollten entsprechend geschützt und dokumentiert werden.

Wichtige Maßnahmen umfassen Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, regelmäßige Überprüfung von Datenbeständen, sowie die dokumentierte Löschung ungenutzter Daten. Bei der Gestaltung von Aufbewahrungsprozessen sollten Datenminimierung und Privacy by Design berücksichtigt werden.

Herausforderungen sind Kosten, komplexe Rechtsvorschriften, potenzielle Rechtsstreitigkeiten, Datenmigration, und länderübergreifende Datenübermittlungen. Gleichzeitig müssen Organisationen sicherstellen, dass Aufbewahrung nicht zu unnötiger Datenspeicherung führt und dass Löschungen rechtskonform erfolgen.