Datenaufbewahrung

Datenaufbewahrung bezeichnet den Prozess der systematischen Speicherung von Daten über einen festgelegten Zeitraum hinweg, um Nachvollziehbarkeit, Beweissicherung, Compliance und betriebliche Anforderungen sicherzustellen. Sie umfasst digitale Daten wie Kundendaten, Verträge, Buchungsbelege und E-Mails sowie physische Unterlagen in Papierform. Ziel ist es, Daten während ihrer Nutzungsdauer zugänglich zu halten und sie danach gemäß dem Datenlebenszyklus zu löschen, archivieren oder zu anonymisieren.

Rechtlicher Rahmen: Die Datenschutz-Grundverordnung regelt Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten, darunter Zweckbindung und Minimierung. Aufbewahrungspflichten ergeben sich zudem aus nationalen Gesetzen, etwa steuerlicher Dokumentationspflichten, Handels- und Vertragsunterlagen. Die Fristen variieren je Rechtsordnung; in Deutschland gelten häufig gesetzliche Aufbewahrungsfristen von typischerweise sechs bis zehn Jahren für steuerlich relevante Unterlagen. Unternehmen entwickeln Retentionsrichtlinien, die festlegen, welche Daten aus welchem Grund wie lange gespeichert werden und wann sie gelöscht, anonymisiert oder archiviert werden.

Technische Umsetzung: Eine effektive Datenaufbewahrung erfordert einen Data-Lifecycle-Ansatz mit klaren Rollen, zum Beispiel Datenverantwortlicher, Data Steward und IT. Typische Maßnahmen umfassen strukturierte Archivierung, unveränderbare Speicherformen, regelmäßige Backups, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Audit-Logs sowie Metadaten zur Auffindbarkeit. Archivierung dient der Langzeitaufbewahrung und unterscheidet sich von Backups durch langfristige Lesbarkeit und Revisionssicherheit. Standards und Rahmenwerke wie ISO 15489, DIN 66399 und ISO 27001 unterstützen Informations- und Rechenschaftspflichten.