Retentionsrichtlinien

Retentionsrichtlinien sind formale Vorgaben in der Information Governance, die festlegen, wie lange Informationen, Dokumente und Daten aufbewahrt, archiviert oder gelöscht werden. Sie dienen der Rechts- und Durchsetzungsfähigkeit, der Datensicherheit, der Effizienz von Geschäftsprozessen und der Einhaltung gesetzlicher Pflichten.

Geltungsbereich: Typisch umfassen Retentionsrichtlinien elektronische Korrespondenz, Verträge, Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Kundendaten sowie operative Datenbanken. Für jede Datenkategorie werden Aufbewahrungsfristen definiert, die je nach Rechtsrahmen unterschiedlich lang sein können. Viele Organisationen verwenden eine stufenweise Retention mit einer aktiven Aufbewahrung, einer Archivierungsphase und einer endgültigen Löschung.

Rechtlicher Rahmen: In der EU und Deutschland greifen Regelungen aus Datenschutzgesetzen (z. B. DSGVO), sowie besondere Aufbewahrungspflichten aus Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO) und weiteren Branchenvorschriften. Diese Vorschriften bestimmen Pflichtfristen, Zuwachs an Nachweispflichten und Anforderungen an Datensicherheit. Retentionsrichtlinien müssen die Rechte der Betroffenen, beispielsweise das Recht auf Löschung, berücksichtigen, soweit zulässig.

Umsetzung: Die Richtlinien werden durch einen Verantwortlichen festgelegt, oft in Kooperation mit Datenschutzbeauftragten, Rechtsabteilung und IT. Typische Elemente sind Kategoriemodell(e), Retentionszeiträume, automatisierte Löschung oder Archivierung, Ausnahmesituationen (z. B. Rechtsaufbewahrung, Rechtsstreit) und regelmäßige Überprüfungen.

Praxisbeispiele: Finanzunterlagen werden häufig über mehrere Jahre aufbewahrt; Personalakten unterliegen oft strengen Fristen; Kommunikationsdaten wie E-Mails können je nach Abteilung unterschiedlich lange vorgehalten werden.