Beschaffungszyklen

Beschaffungszyklen bezeichnet den zeitlich ablaufenden Prozess in Organisationen, der der Bedarfsermittlung und Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen zugrunde liegt. Ziel ist es, den richtigen Bedarf zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität zum angemessenen Preis zu sichern und dabei Risiken zu steuern.

Ein typischer Beschaffungszyklus beginnt mit der Bedarfsermittlung und Bedarfsfreigabe, gefolgt von Spezifikation, Markt- und Lieferantenanalyse, der Einholung von Angeboten, der Angebotsbewertung, dem Vertragsabschluss und der Bestellung, dem Wareneingang, der Rechnungsprüfung und Zahlung sowie der Lieferantenbewertung und anschließender Optimierung. Die Prozessschritte können je nach Branche, Organisation und Beschaffungsart variieren.

Unterschieden wird zwischen operativer Beschaffung, die den täglichen Bedarf sicherstellt, und strategischer Beschaffung, die langfristige Lieferantenbeziehungen, Kostenstrukturen, Risikomanagement und Nachhaltigkeitsziele gestaltet. Strategische Beschaffung zielt auf bessere Rahmenverträge, Standardisierung und Wechselwirkungen mit dem Gesamtkostenmanagement ab.

Wesentliche Akteure sind Fachabteilungen, Einkauf, Rechtsabteilung, Controlling sowie Lieferanten. Der Prozess wird beeinflusst durch gesetzliche Vorgaben wie Vergaberecht, Vertragsrecht sowie Compliance-Anforderungen, zudem durch Rahmenbedingungen wie Nachhaltigkeit, Qualitätssicherung und Risikomanagement.

Die Digitalisierung verändert Beschaffungszyklen durch elektronische Ausschreibungen, E-Procurement, Supplier Relationship Management, automatische Freigaben und datenbasierte Analytik. Typische Kennzahlen sind Durchlaufzeit, Gesamtkosten, Einsparungen, Liefertreue und Qualität. Zukünftige Entwicklungen umfassen integrierte Beschaffungssysteme, cloudbasierte Lösungen und fortgeschrittene Analytik zur Risikobewertung.