Archivierungsregeln

Archivierungsregeln bezeichnen die festgelegten Verfahren, Richtlinien und Kontrollen zur systematischen Aufbewahrung, Verwaltung und Vernichtung von Geschäftsunterlagen. Ziel ist die Gewährleistung von Verfügbarkeit, Authentizität, Unverfälschbarkeit und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente.

Zu den Kernbestandteilen gehören Festlegung von Aufbewahrungsfristen, Klassifikation und Taxonomie, Metadaten und Indizes, Versionierung sowie Vorgaben zur Archivierung von physischen Dokumenten und digitalen Belegen. Zudem regeln sie Zugriff, Sicherheit, Integrität und Revisionssicherheit. Der Lebenszyklus umfasst Erstellung, Nutzung, Archivierung und schließlich Vernichtung oder Übergang in das Langzeitarchiv.

Rechtsrahmen: In Deutschland gelten je nach Rechtsvorschrift unterschiedliche Fristen, häufig 6 oder 10 Jahre. Für digitale Unterlagen sind ergänzend die Anforderungen der GoBD relevant, die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung elektronischer Belege betreffen.

Standards und Konzepte: Orientierung bieten internationale Normen wie ISO 15489 (Records Management) oder DIN-Standards; Organisationen nutzen oft Archivpläne, Inventare und dokumentierte Prozesse zur Belegübernahme. Praktisch bedeutet dies ein geeignetes Archivsystem, klare Verantwortlichkeiten, regelmäßige Überprüfungen, Sicherheitskopien und definierte Vernichtungsverfahren.