leveringsregistratie

Leveringsregistratie is het administratieve proces waarbij elke levering van goederen of diensten aan een klant wordt vastgelegd in een registratiesysteem. Het doel is om een eenduidig en auditbaar spoor te creëren van wat er geleverd is, aan wie, wanneer en tegen welke waarde. De registratie kan dienen voor facturering, voorraadbeheer en fiscale aangiften, en kan bovendien helpen bij compliance met regelgeving en bij controles door toezichthouders.

Wat wordt geregistreerd, varieert per setup, maar veelgebruikte gegevens zijn: datum en tijd van levering, partijen (verkoper en koper), order- of leveringsnummer, leveringsbon of pakbon, productomschrijving, hoeveelheid, eenheden, waarde, afleveradres, leveringsmethode en eventuele bezorgbevestiging of handtekening van ontvangst. De informatie vormt samen een traceerbaar dossier van elke levering.

Technisch wordt leveringsregistratie meestal uitgevoerd via ERP-, WMS- of CRM-systemen, al dan niet met elektronische uitwisseling zoals EDI of API. De registratie kan handmatig of automatisch plaatsvinden en maakt deel uit van de logistieke en financiële workflows binnen een organisatie.

Juridische context en toepasbaarheid variëren per jurisdictie. In sommige markten kan leveringsregistratie vereist zijn voor correcte btw-aangiften en voor het oproepen van een audit trail bij leveringen, vooral bij interactie met andere landen of regelgevende kaders. Het is daarom gebruikelijk dat bedrijven hun leveringsregistratie afstemmen op lokale wet- en regelgeving en op interne controles.

Voordelen van leveringsregistratie zijn onder meer verbeterde traceerbaarheid, nauwkeurigere facturering, betere voorraadcontrole, en snellere audits. Uitdagingen betreffen datakwaliteit, systeemintegratie en de naleving van gestandaardiseerde processen.