kooporder

Een kooporder, ook wel purchase order of inkooporder genoemd, is een formeel document van koper aan leverancier waarin goederen of diensten, prijzen en leveringsvoorwaarden worden vastgelegd. Het dient als bindende overeenkomst en vormt de basis voor uitvoering, ontvangst en betaling.

Doel en kenmerken: bevestigen wat er besteld wordt, controleren van prijs en levertijd, faciliteren van voorraadbeheer en cashflow, en bieden van een audit trail. Een kooporder wordt meestal aangemaakt in een ERP- of inkoopsoftware en kan refereren aan een offerte of contract.

Belangrijke onderdelen: koper- en leveranciersgegevens, een uniek PO-nummer, datum van uitgifte, verwachte leveringsdatum, leveringsadres, betalingsvoorwaarden en valuta, eventuele incoterms, en referenties naar contracten. Lijnitems bevatten artikelnummer, omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en regelkosten; optionele velden zijn kortingen, btw, verzend- of handlingkosten en leveringsvoorwaarden.

Proces en gebruik: nadat een kooporder is goedgekeurd, wordt deze naar de leverancier gestuurd. De leverancier bevestigt doorgaans de order. Wijzigingen verlopen via wijzigingsverzoeken of een nieuwe PO. Bij ontvangst en facturering vindt vaak een drie-weg vergelijking plaats tussen PO, ontvangstfactuur en factuur.

Technologie en voordelen: kooporders worden vaak elektronisch beheerd in ERP-systemen, e-procurement portals of EDI. Voordelen zijn betere controle, traceerbaarheid, gerichtere planning en minder fouten. Mogelijke risico’s zijn onbedoelde wijzigingen, afwijkingen tussen levering en factuur, en dubbele bestellingen. Een eenmaal geaccepteerde PO is doorgaans juridisch bindend, tenzij anders vermeld.