intakeproces

Het intakeproces is het eerste contact tussen een organisatie en een cliënt of klant. Het doel is basisgegevens verzamelen, behoeften in kaart brengen en bepalen welke vervolgstappen nodig zijn. Door duidelijk vastgelegde verwachtingen en een gestructureerde aanpak wordt de toegang tot dienstverlening eerlijk en efficiënt geregeld.

Typische fasen zijn: het ontvangen van de aanvraag; triage of intakebeoordeling; verzamelen van relevante informatie (identiteit, contactgegevens, eventuele bewijzen); risicobeoordeling en toelaatbaarheidscontrole; privacy- en toestemmingschecks volgens geldende wetgeving; registratie in het systeem; opstellen van een intakeplan en, zo nodig, doorverwijzing of planning van vervolgafspraken.

Rollen binnen het proces variëren per sector. Een intakemedewerker of case manager voert de intake uit; in zorg en jeugdzorg kan een zorgcoördinator volgen. Sector-specifieke aandachtspunten zijn medische historie en urgentie in de zorg, ondersteuning en participatie in sociaal werk, en matching in arbeidsbemiddeling. Privacywetgeving (AVG) vereist minimale gegevensverstrekking en veilige opslag.

Uitkomsten zijn onder meer een start van dienstverlening, afwijzing of doorverwijzing, en een opgesteld plan van aanpak. Kernindicatoren zijn doorlooptijd, volledigheid van gegevens en cliënttevredenheid.

Best practices omvatten gestandaardiseerde intakeformulieren, gestructureerde interviews en checklists, digitale workflows, en waar mogelijk automatisering en integratie met informatiesystemen. Het blijft belangrijk om regelmatig te controleren op privacy, toestemming en kwaliteit van de intake.