inkoopvorm

Inkoopvorm is een term uit het vakgebied van procurement die aangeeft hoe een aankoop wordt voorbereid, aanbesteed en gegund. De inkoopvorm bepaalt wie wordt uitgenodigd om mee te dingen, welke documenten en eisen gelden en hoe de uiteindelijke toewijzing van het contract verloopt. De keuze voor een inkoopvorm beïnvloedt onderwerpen als transparantie, mededinging, risico en prijs.

Veelgebruikte inkoopvormen zijn onder meer directe aankoop zonder formele aanbesteding, meervoudige offerte-aanvraag (offerte-aanvraag), open aanbesteding, beperkte (of onderhandse) aanbesteding en onderhandse procedures met competitie. Ook raamovereenkomsten en kaders verschijnen als formele vormen waarbij meerdere leveringen onder één overeenkomst worden geregeld. In de private sector worden deze vormen gekozen op basis van behoefte, complexiteit en tijdsdruk; in de publieke sector zijn wettelijke regels vaak leidend en wordt gekozen op basis van maximale openheid en gelijke kansen voor aanbieders.

In de publieke sector spelen wet- en regelgeving een belangrijke rol, zoals vereisten voor transparency en gelijke behandeling. De waarde van de opdracht en de aard van de goederen of diensten bepalen vaak welke procedure gevolgd moet worden. Voor kleinere aankopen kan een direct gunning passend zijn, terwijl grotere en complexere opdrachten doorgaans via openbare of beperkte aanbestedingen verlopen.

Belangrijke stappen in elke inkoopvorm zijn: behoefteanalyse, specificatie of functionele eisen, selectie- of evaluatiecriteria, bekendmaking of publiceren van de aanbesteding (indien van toepassing), aanbieding en beoordeling van aanbiedingen, gunning en contractmanagement.