assetregistratiesysteem

Een assetregistratiesysteem (ARS) is een informatiesysteem dat alle relevante gegevens over activa van een organisatie registreert en beheert. Het fungeert als centrale bron van waarheid voor tastbare activa zoals apparatuur, voertuigen, ICT-infrastructuur en gebouwen, evenals immateriële activa zoals licenties en patenten. Het kent unieke identificatoren toe en registreert kenmerken zoals locatie, eigenaar, status, aankoopdatum, vervaldatum, onderhoudshistorie en financiële gegevens.

Doel en kernfunctionaliteit zijn het ondersteunen van asset management, planning en controle. Een ARS bevat een actueel assetregister met metadata, locatie- en statusinformatie, onderhouds- en garantiegeschiedenis, en afschrijvings- of waarderingsgegevens. Het maakt rapportage mogelijk, ondersteunt audits, en kan integreren met ERP- of financiële systemen en met onderhouds- of GIS-applicaties. Data governance, toegangscontrole en auditheidslogboeken zijn doorgaans aanwezig.

Toepassingsgebieden: overheden, gemeenten en bedrijven gebruiken assetregistratiesystemen voor inventaris, onderhoudsplanning, afschrijving en afstoting. Het systeem bevordert transparantie, verantwoording en inzicht in totale eigendomskosten, en ondersteunt naleving van regelgeving en prestatie-indicatoren.

Technische overwegingen en standaarden: een ARS vereist een robuust datamodel en masterdata-management, met integratie via API's en migratie van bestaande gegevens. Internationale normen zoals ISO 55000 (asset management) worden gebruikt, en identificatie kan GS1-standaarden omvatten. Beveiliging, privacy, datakwaliteit en change management zijn cruciaal.

Voordelen en uitdagingen: verbeterde controle over voorraden en uitgaven, betere besluitvorming en eenvoudiger audits. Uitdagingen zijn onder meer voorinvestering, data-invoer van beperkte kwaliteit, veranderingsweerstand en continue governance.