afspraakvensters

Afspraakvensters zijn tijdsvensters waarin afspraken kunnen plaatsvinden en gepland worden. Ze worden toegepast in sectoren waar capaciteit en tijdkritische bezetting een rol spelen, zoals de gezondheidszorg, dienstverlening en overheidsdiensten. Een afspraakvenster omvat meestal een begin- en eindtijd waarbinnen afspraken mogelijk zijn, vaak met een afgesproken duur per afspraak en eventueel buffers voor op- en afbouw van werkzaamheden.

Een afspraakvenster kan verschillende vormen hebben. Veelvoorkomende typen zijn vaste vensters (bijvoorbeeld dagelijks van 09:00 tot 11:30), variabele of schuivende vensters die meebewegen met de beschikbaarheid, en vensters die specifiek zijn voor een bepaalde dienst of medewerker. In planningssystemen worden binnen elk venster meerdere tijdslots aangemaakt, waarbij de aantal slots afhankelijk is van de duur van de afspraak, benodigde middelen (zoals behandelkamers en personeel) en eventuele bufferzones.

In de praktijk werken organisaties met afspraakvensters door beschikbaarheid te koppelen aan een kalender en capaciteit. Het systeem verdeelt de beschikbare tijd in slots, houdt rekening met openingsuren, pauzes en prioriteit van afspraken, en kan reserveringen automatiseren of handmatig bevestigen.

Voordelen van afspraakvensters zijn onder meer een voorspelbare bezetting van personeel en faciliteiten, verbeterde doorlooptijd en betere wachttijden voor klanten. Nadelen kunnen inflexibiliteit zijn bij plotselinge veranderingen in vraag, extra administratieve last en de noodzaak van regelmatig onderhoud van vensterconfiguraties.

Gerelateerde termen zijn onder meer tijdslot, capaciteitplanning en wachtlijstbeheer. In de praktijk komen afspraakvensters veel voor in klinieken, publieke dienstverlening en klantenservices.