Veiligheidsdocumentatie

Veiligheidsdocumentatie is de verzamelnaam voor alle documenten die het veiligheidsbeleid en de uitvoering daarvan in een organisatie beschrijven en vastleggen. Het doel is om risico's te beheersen, wettelijke vereisten na te leven en een consistente werkwijze te waarborgen.

Belangrijke onderdelen zijn onder meer de veiligheids- en gezondheidsbeleid, rollen en verantwoordelijkheden, procedures en werkinstructies, risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), locatie- of processpecifieke veiligheidsplannen, noodplannen, onderhouds- en inspectierapporten, registratie van opleidingen en competenties, incident- en bijna-incidentrapporten, PPE-beheer en wijzigingsbeheer. Daarnaast bevat het vaak registraties zoals audits, inspectie- en testenresultaten en meldingsformulieren.

Juridische context: in Nederland is veiligheid geregeld via de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en het Arbeidsomstandighedenbesluit; de RI&E is verplicht en moet regelmatig worden herzien.

Internationale standaarden: ISO 45001 en sector-specifieke normen worden vaak vertaald naar het veiligheidsdocumentatiebeleid en gekoppeld aan een OHSMS (occupational health and safety management system).

Beheer en governance: documenten dienen actueel, geautoriseerd en toegankelijk te zijn; er geldt versiebeheer, centrale opslag, bewaartermijnen en beveiliging. Procedures voor revisie en autorisatie moeten vastliggen, en de documentatie moet op een manier worden beheerd die audits en controles mogelijk maakt.

Toepassing en nut: dient als basis voor training, risicobeoordeling, incidentonderzoek en audits; biedt bewijs in interne en externe controles. Samengevat ondersteunt goede veiligheidsdocumentatie veiligheid, compliance en continue verbetering.