Prozessanalyse

Prozessanalyse bezeichnet die systematische Untersuchung eines Geschäftsprozesses mit dem Ziel, dessen Aufbau, Abläufe und Zusammenhänge zu verstehen, Leistungskennzahlen zu erfassen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Sie bildet einen Bestandteil des Prozessmanagements und dient der Grundlage für Prozessgestaltung, Prozesssteuerung und Prozessoptimierung. Im Gegensatz zur reinen Prozessdokumentation konzentriert sich die Analyse auf Ursachen von Abweichungen, Engpässen und Kosten sowie auf Möglichkeiten, Wertschöpfung zu erhöhen.

Zentrale Bestandteile sind die Sammlung qualitativer und quantitativer Informationen, die Erhebung relevanter Kennzahlen sowie die Modellierung des Ist-Zustands. Typische Datenquellen sind ERP-/MES-Systeme, CRM-Systeme, Event-Logs, Zeitstempel und Prozessaufzeichnungen. Methoden umfassen Interviews, Workshops, Beobachtungen und Prozessbegehungen sowie statistische Analysen, Auswertungen von Durchlaufzeiten, Kosten- und Fehlerkennzahlen. Zur Visualisierung werden Prozessmodelle wie BPMN, Flussdiagramme oder Wertstromkarten genutzt; weiterentwickelte Ansätze verwenden Prozessmining, um aus Event Logs den tatsächlichen Ablauf abzuleiten. Ursachenanalysen erfolgen oft mit Methoden wie Ursache-Wirkungs-Diagramm oder Five-Whys.

Typische Vorgehensschritte sind Problem- oder Zieldefinition, Datenerhebung, Ist-Modellierung, Messung der Leistungskennzahlen, Identifikation von Bottlenecks und Abweichungen, Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen, Bewertung von Optionen sowie Planung, Umsetzung und Monitoring der Ergebnisse. Ergebnisse der Prozessanalyse umfassen neue Prozessmodelle, empfohlene Prozessänderungen, Metriken zur Erfolgskontrolle und Hinweise zur Automatisierung oder Digitalisierung.

Anwendungsfelder liegen in Produktion, Logistik, Dienstleistung, Gesundheitswesen und Öffentlichem Sektor. Vorteile sind Transparenz, bessere Steuerung, Kostenreduktion und Qualitätssicherung. Herausforderungen bestehen in der Datenqualität, dem Zugang zu relevanten Systemen, Widerstand gegen Veränderungen sowie der Notwendigkeit einer nachhaltigen Implementierung und Evaluierung der Maßnahmen.