Projektinformationen

Projektinformationen bezeichnet die Gesamtheit der Daten, Unterlagen und Metadaten, die ein Projekt beschreiben. Sie dienen der Planung, Steuerung und dem Reporting und bilden die Grundlage für Entscheidungen auf allen Ebenen des Projektmanagements. Typische Inhalte umfassen Ziele, Umfang, Annahmen und Abgrenzungen, Zeitplan, Budget, Ressourcen (Personen, Material, Finanzen), Risikobewertung, Meilensteine, Liefergegenstände, Qualitätskriterien, Änderungsmanagement, Kommunikationsplan sowie Stakeholder- und Governance-Strukturen.

Die Informationen werden in Projektdatenbanken, Dokumentationssystemen oder in Projektmanagement-Tools geführt. Sie ermöglichen die Erstellung von Statusberichten, Dashboards, Risikoregister, Budgetübersichten und Änderungsanträgen. Die Darstellung variiert je nach Zielgruppe: detaillierte Informationen für das Projektteam, aggregierte Kennzahlen für Sponsorinnen und Sponsoren oder Lenkungsausschüsse.

Standards und Rahmenwerke wie PMBOK, PRINCE2 oder IPMA geben Orientierung, welche Informationen üblich sind und wie sie strukturiert werden sollten. Neben Planung und Kontrolle dienen Projektinformationen auch der Nachverfolgung von Änderungen, der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und der Einhaltung gesetzlicher bzw. vertraglicher Vorgaben.

Qualität und Governance: Die Qualität der Projektinformationen hängt von klaren Verantwortlichkeiten, Versionierung, Freigabeprozessen und regelmäßiger Aktualisierung ab. Datenschutz, Vertraulichkeit und Zugangsbeschränkungen müssen berücksichtigt werden, insbesondere bei sensiblen Daten.

Der Begriff wird auch in Unternehmen verwendet, um Transparenz zu schaffen und eine konsistente Berichterstattung zu gewährleisten. Gut gepflegte Projektinformationen unterstützen Risiko- und Kostenkontrolle sowie die Einhaltung von Terminen und Zielen.