Procesontwerp

Procesontwerp is het procesmatig vastleggen en vormgeven van de manier waarop werkzaamheden worden uitgevoerd om specifieke doelstellingen te realiseren. Het richt zich op de structuur van een proces, de opeenvolging van activiteiten, de benodigde middelen, de informatiestromen en de controles die zorgen voor kwaliteit en compliance.

Doel is een uitvoerbaar, efficiënt en bestuurbaar proces te leveren dat voldoet aan risico- en kwaliteitsnormen, klantwensen en reglementaire eisen.

In de praktijk volgt procesontwerp doorgaans een cyclus: het in kaart brengen van de huidige situatie (as-is), het bepalen van de gewenste situatie (to-be), het ontwerpen van opties en een voorkeursvariant kiezen, en het vastleggen in een procesdocumentatie die wordt gebruikt voor implementatie en trainingen.

Belangrijke activiteiten zijn onder meer procesmodellering (bijv. BPMN), standaardisatie van workflows, definiëren van inputs, outputs, rollen en verantwoordelijkheden (RACI), en het vaststellen van KPI's, controles en governance. Ook worden risicobeoordeling, kosten-batenanalyse en change management toegepast.

Veelgebruikte hulpmiddelen zijn flowcharts, BPMN-modellering, value stream mapping, simulatie en procesmining.

Uitkomsten zijn onder meer een procesbeschrijving van de toekomstige situatie, het bijbehorende procesmodel, standaardwerkprocedures, KPI-definities en governanceafspraken.

Relatie met andere vakgebieden: procesontwerp is onderdeel van business process management (BPM), kwaliteitsmanagement en IT-/systeemimplementaties.

Voorbeelden zijn het ontwerpen van een inkoop- en facturatieproces of een klantregistratie- en orderafhandelingsproces.

Uitdagingen zijn onder meer organisatorische verandering, data-kwaliteit, afstemming van afdelingsdoelen en naleving van regelgeving.