Prestatiedocumentatie

Prestatiedocumentatie is een verzamelnaam voor documenten die de uitvoering en prestaties van een product, dienst of project aantonen en verantwoorden. Het dient als bewijsmateriaal voor naleving van eisen, contracten en wet- en regelgeving en ondersteunt evaluatie, verantwoording en toezicht. In veel sectoren is het vooral relevant bij contractmanagement, inkoop en audits.

Doel en toepassingsgebied

Prestatiedocumentatie maakt inzichtelijk of afgesproken prestaties, kwaliteit en servicelevels worden gehaald. Het wordt gebruikt bij aanbestedingen, contractbeoordelingen, nalevingstaken en bij het monitoren van leveranciers- en projectprestaties. Het helpt bij verantwoording naar opdrachtgevers, toezichthouders en gebruikers.

Inhoudelijke onderdelen

- Prestatie-indicatoren en serviceniveaus

- Acceptatie-, test- en proefresultaten

- Kwaliteits- en compliance-documenten

- Certificaten, kwaliteitsverklaringen en audits

- Logboeken, wijzigingsregistraties en release-notities

- Metingen van beschikbaarheid, responstijd en foutfrequentie

- Gebruikersdocumentatie en trainingsmaterialen

- Risico- en mitigatieplannen

- Leveringsspecificaties, logistieke documenten en as-built informatie

Proces en beheer

Het opstellen en beheren vindt doorgaans plaats tijdens contractontwerp en uitvoering. Gedurende de looptijd worden gegevens verzameld, gevalideerd en goedgekeurd, opgeslagen in een digitaal dossier en regelmatig geactualiseerd. Het document ondersteunt transparante verantwoording, traceerbaarheid en auditors-toegang, en wordt geïntegreerd met bredere project- of contractmanagementsystemen.

Zie ook

Gerelateerde termen zijn serviceniveauovereenkomst, kwaliteitsdocumentatie en auditrapporten.