Inkoopcatalogi

Een inkoopcatalogus is een digitale verzameling van goederen en diensten die leveranciers aan inkopende organisaties leveren via een e-procurementomgeving. De catalogus bevat doorgaans artikelnummers, omschrijvingen, prijzen, leveringsvoorwaarden en levertijden. Het doel is het inkoopproces te standaardiseren, catalogusgestuurd inkopen te faciliteren en contractafspraken beter af te stemmen op feitelijke behoeften.

Inkoopcatalogi worden gebruikt om maverick purchasing te verminderen en om spend management te verbeteren. Ze kunnen bestaan uit officiële leverancierskatalogi, prijs- of contractcatalogi en punch-out catalogi, waarbij een gebruiker rechtstreeks vanuit het inkoopplatform naar de leverancierssite navigeert. Catalogen worden vaak geïntegreerd met ERP-, e-procurement- of spend-managementsystemen.

Structuur en data van een inkoopcatalogus omvatten onder meer: artikelnummers, namen, beschrijvingen, eenheden, prijs en valuta, beschikbaarheid, levertijd, leveringsvoorwaarden en classificaties zoals productgroepen. Metadata such as categorieën, logistieke informatie en contractkoppelingen verhogen de vindbaarheid en naleving. Voor de uitwisseling bestaan standaarden zoals cXML, OpenTrans en UBL, en via Punch-out (OCI/Open Catalog Interface) om wederzijds geïntegreerde ervaringen te bieden.

Kernvoordelen zijn snellere orderafhandeling, betere contractcompliance en meer inzicht in uitgaven. Uitdagingen omvatten onderhoud van data en cataloguskwaliteit, meertalige en multivaluta-omstandigheden, localization en de integratie met interne systemen. Goede catalogusbeheer en regelmatige updates zijn essentieel om de juistheid en relevantie van de informatie te waarborgen. Inkoopcatalogi spelen zo een cruciale rol in moderne e-procurement en supply chain-processen.