Informatieactiva

Informatieactiva zijn informatiebronnen met waarde voor een organisatie. Het begrip omvat data en informatie zoals databases, datasets, rapporten, documenten, handleidingen, kennisbestanden, metadata en de informatie in informatiesystemen. Informatieactiva kunnen digitaal zijn, maar ook in fysieke vorm voorkomen. Doeltreffend beheer vergroot de bruikbaarheid, ondersteunt besluitvorming en helpt bij naleving van regelgeving en risicobeperking.

Typen informatieactiva omvatten data-activa zoals datasets en databases, informatie-activa zoals rapporten en beleidsdocumenten, en kennisactiva zoals procedures en intellectueel kapitaal. Metadata en data-kwaliteitsregels vormen aparte activa die context en herbruikbaarheid leveren. Aan elk actief wordt een eigenaar en vaak een data-steward toegewezen om verantwoordelijkheid en toezicht te waarborgen.

Het beheer van informatieactiva kent een levenscyclus met creatie, opslag, gebruik, delen, retentie, archivering en vernietiging. Belangrijke elementen zijn eigenaarschap, governance, datakwaliteit, metadata en beveiliging. Organisaties implementeren vaak classificatie, toegangscontrole, logging en privacybescherming om betrouwbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid te waarborgen.

De waarde van informatieactiva ligt in betere operationele efficiëntie, onderbouwde besluitvorming, compliance en innovatie. Doelgerichte informatie governance en data governance helpen bij het inregelen van verantwoordelijkheden, standaarden en processen. Veelgebruikte kaders zijn DAMA-DMBOK en ISO-normen voor informatie- en datakwaliteit, terwijl wet- en regelgeving zoals de AVG/GDPR naleving afdwingt. Uitdagingen zijn silo’s, gebrek aan metadata, inconsistente definities en verouderde systemen.