ECMorganisatie

ECMorganisatie is de organisatorische structuur en het beleid rondom Enterprise Content Management (ECM) binnen een organisatie. Het omvat governance, rollen, processen en technologie die nodig zijn om documenten, records en digitale assets te creëren, vast te leggen, op te slaan, terug te vinden, te gebruiken en te vernietigen. Het doel is betrouwbare toegang tot informatie, naleving van regelgeving, operationele efficiëntie en beheersing van risico's.

Een ECM-organisatie kent meestal drie aandachtgebieden: governance en beleid, operationele rollen en procesmatige workflows, en de technologie en infrastructuur. Het governance-kader bevat beleid en normen voor informatieclassificatie, metadata, retention, privacy en beveiliging, alsook toezicht door een ECM-stuurcommissie of Information Governance Board. De operationele rollen omvatten een ECM-manager of informatiebeheerder, recordsmanager, gegevens-eigenaren uit de business, IT-architecten en compliance-specialisten. Processen betreffen het classificeren van content, metadata-modeling, en het doorlopen van de content lifecycle (creëren, vastleggen, indexeren, opslaan, raadplegen, gebruiken, bewaren, archiveren en vernietigen) en retention- en compliancebeleid.

Technologie-onderdelen omvatten een ECM-platform voor documentbeheer en recordsmanagement, metadata en taxonomie, beveiliging en toegangscontrole, workflows en integraties met bedrijfsapplicaties zoals ERP, CRM en DMS. Implementatie vergt change management, training, data-migratie en zorgvuldige afstemming tussen business en IT.

Succesvolle ECM-organisaties meten prestaties met KPI’s zoals vindbaarheid, naleving, tijd- en kostenbesparing en naleving van retentiebeleid. Een goede ECM-organisatie ondersteunt information governance en zorgt voor duurzame controle over informatie gedurende de hele lifecycle.