Dokumentformen

Dokumentformen ist ein Sammelbegriff, der in Organisationen die verschiedenen Typen, Formate und Darstellungsweisen von Dokumenten bezeichnet. Er umfasst schriftliche und elektronische Dokumente, die Informationen festhalten, kommunizieren, rechtliche Bezüge herstellen oder Belege liefern. Zu den gängigen Dokumentformen zählen Belege wie Rechnungen und Lieferscheine, Verträge, Berichte, Protokolle, Anträge, Genehmigungen, Gutachten, Handbücher, wissenschaftliche Arbeiten sowie E‑Mails und andere elektronische Schriftstücke. In vielen Bereichen wird weiter zwischen Originaldokumenten und Duplikaten, druckfertigen Fassungen und unveränderten Versionen unterschieden.

Merkmale und Aufbau: Dokumentformen weisen typischerweise einen strukturierten Aufbau auf, mit Angaben wie Titel, Datum, Absender, Empfänger und Betreff. Weitere Merkmale sind Signaturen, Verfasser, Versionsnummern und Metadaten (Erstellungsort, -datum, Zugriffskontrollen). Rechtsverbindlichkeit besteht oft nur in bestimmten Fällen, etwa bei Verträgen oder behördlichen Dokumenten. Aufbewahrungsfristen und Archivierungspflichten spielen ebenfalls eine zentrale Rolle.

Formate und Speichermedien: Dokumente können auf Papier vorliegen oder elektronisch erstellt und gespeichert werden (z. B. PDF, Word-Dokumente). Zunehmend kommen strukturierte Formate wie XML oder spezialisierte archivierbare Formate (z. B. PDF/A) zum Einsatz. E‑Mails werden als eigenständige Dokumentformen betrachtet und können ebenfalls archiviert werden.

Normen und Methoden: Im Dokumentenmanagement kommen Normen wie DIN 5008 für Textgestaltung und ISO 15489 für Informations- und Dokumentenmanagement zum Einsatz. Dokumentenmanagementsysteme unterstützen Erstellung, Freigabe, Versionierung, Indexierung, Speicherung, Langzeitarchivierung und Vernichtung.

Bedeutung: Dokumentformen sichern Nachvollziehbarkeit, Rechtskonformität, Wissensmanagement und Transparenz in Verwaltung, Wirtschaft und Wissenschaft. Die Digitalisierung hat Abläufe und den Zugriff auf Dokumente verbessert, während gleichzeitig Compliance-Anforderungen gestiegen sind.