Dokumententyps

Dokumententyps bezeichnet in der Praxis Kategorien von Dokumenten, die sich nach Zweck, Inhalt und Einsatzgebiet unterscheiden. Sie helfen Organisationen, Dokumente zu klassifizieren, zu verwalten und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Grundsätzlich lassen sich zwei Ebenen unterscheiden: Dateiformate, die die technische Codierung und Struktur eines Dokuments festlegen (z. B. PDF, DOCX, ODT, XLSX, PNG), und organisatorische Dokumenttypen, die dem Dokument einen Sinnzusammenhang geben und seinen Lebenszyklus steuern (z. B. Rechnung, Angebot, Vertrag, Protokoll, Forschungsbericht).

Dateiformate ermöglichen Interoperabilität, Langzeitarchivierung und plattformübergreifenden Zugriff, während Dokumenttypen Metadaten, Aufbewahrungsfristen, Versionierung, Freigabe-Workflows und Rollen zugrunde liegen. Diese Unterscheidung unterstützt sowohl die technische Handhabbarkeit als auch die organisatorische Nutzung, etwa bei der Suche, Prüfung oder Archivierung von Dokumenten.

In der Web- und Softwareentwicklung spielen Dokumenttypen auch technisch eine Rolle: Die Doctype-Deklaration in HTML gibt den zugehörigen Dokumenttyp an, und XML verwendet DTD oder XML-Schema, um Struktur und zulässige Inhalte festzulegen. Solche Festlegungen ermöglichen Validierung, Kompatibilität und konsistente Verarbeitung von Daten.

Governance und Compliance greifen ebenfalls auf Dokumenttypen zurück: Richtlinien definieren, welche Typen erstellt, wie lange sie aufbewahrt und wann sie gelöscht werden müssen. In vielen Organisationen unterstützen klare Dokumenttypen das Informationsmanagement, die Risikominimierung und die Effizienz von Arbeitsabläufen. Typische Beispiele reichen von Rechnungen über Verträge bis hin zu Sitzungsprotokollen.