DokumentenManagement

Dokumentenmanagement bezeichnet Prozesse und Systeme zur Erfassung, Speicherung, Organisation und Nutzung von Dokumenten und zugehörigen Metadaten in Organisationen. Ziel ist es, Informationen schnell verfügbar zu machen, Redundanzen zu vermeiden und Rechts- sowie Compliance-Anforderungen nachzukommen. Typisch wird Dokumentenmanagement durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) umgesetzt.

Zentrale Funktionen sind Erfassung (Scan, Import), Metadatenvergabe und Volltextindizierung, sichere Speicherung, Versionierung sowie Zugriffskontrollen. Weiter gehören Suchen, Recherchen, Lebenszyklus- und Aufbewahrungssteuerung, Freigaben, Workflows und Audit-Trails dazu. Ergänzend ermöglichen OCR-Techniken Texterkennung aus gescannten Belegen und die Integration mit anderen Systemen.

Die Architektur basiert auf Repositorien, Metadatenkatalogen und Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder E-Mail-Systemen. Organisatorisch werden Klassifikationen, Taxonomien und Regeln verwendet, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Dokumente können digital erzeugt oder in papierbasierter Form eingeerichtet werden; der Fokus liegt auf der konsistenten Erfassung und dem nachträglichen Zugriff.

Nutzen sind beschleunigte Informationssuche, papierarme Prozesse, verbessertes Informationsschutz- und Compliance-Niveau sowie erhöhte Transparenz von Änderungen. Typische Einsatzfelder sind Rechnungswesen, Personalwesen, Einkauf, Vertrieb und Rechtsabteilung.

Herausforderungen sind Datenqualität, Migration, Benutzerakzeptanz, Interoperabilität und Kosten. Relevante Aspekte sind Datenschutz, Aufbewahrungsfristen und Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere im Kontext gesetzlicher Vorgaben.