Dokumentationsvorlagen

Dokumentationsvorlagen sind vordefinierte Layouts, Strukturen und Textbausteine, die bei der Erstellung technischer, organisatorischer oder wissenschaftlicher Dokumente verwendet werden. Sie dienen der Standardisierung, Qualitätssicherung und Effizienz, indem sie konsistente Inhalte, Terminologie und Stil sicherstellen und die Wiederverwendung von Formulierungen ermöglichen.

Anwendungsfelder umfassen Software- und Systemdokumentation (Spezifikationen, Installationsanleitungen, Benutzerhandbücher, API-Dokumentation), Projekt- und Prozessdokumentation (Projektpläne, Risikoregister, Change-Logs) sowie Forschung und Qualitätsdokumentation (Prüfberichte, Validierungsdokumente).

Typische Bestandteile einer Vorlage sind Titelblatt, Zweck und Geltungsbereich, Definitionen und Abkürzungen, Struktur und Inhaltsverzeichnis, Rollen und Verantwortlichkeiten, Gliederungsebenen, Stil- und Formatanforderungen, Tabellen- und Abbildungsverzeichnisse, Referenzen sowie Versions- und Freigabemarkierungen. Zudem werden oft Platzhalter, Hinweise zur Sprach- und Terminologie sowie Barrierefreiheits- und Lokalisierungsanforderungen festgelegt.

Formate reichen von Office-Dokumenten (DOCX, ODT) über Markdown, reStructuredText bis zu LaTeX; viele Organisationen nutzen zentrale Vorlagen in einer Dokumentations- oder Wiki-Plattform. Wichtige Aspekte sind Konsistenz, Kommentare, Versionierung, Internationalisierung, Dokumentationsgrad und einfache Weiterverarbeitung durch Redaktionsprozesse.

Pflege und Governance umfassen Versionierung, Freigabeprozesse, regelmäßige Aktualisierung, Archivierung und Schulung der Mitarbeitenden. Vorteile sind geringerer Einarbeitungsaufwand, bessere Nachvollziehbarkeit, Compliance-Fähigkeit und effizientere Wiederverwendung von Informationen.

Beispiele typischer Vorlagen: Lastenheft, Pflichtenheft, technische Spezifikation, Installationsleitfaden, Benutzerhandbuch, API-Dokumentation, Testplan, Testprotokoll, Änderungsprotokoll, Glossar.