Dokumentationsbedarf

Dokumentationsbedarf bezeichnet in der Fachsprache den Bedarf an der Erfassung, Dokumentation und Archivierung von Informationen, Prozessen, Produkten oder Ergebnissen. Er ergibt sich aus Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Rechenschaftspflicht, Qualitätssicherung, Rechtskonformität und Wissensmanagement. Der Dokumentationsbedarf wird durch Normen, gesetzliche Vorgaben sowie betriebliche Abläufe und Qualitätsmanagement-Systeme bestimmt und umfasst den Umfang der Inhalte, die verwendeten Formate, Speicherorte, Zugriffsmöglichkeiten, Aufbewahrungsfristen und Verantwortlichkeiten.

Zu den typischen Bestandteilen gehören Zweckbestimmung, Zielgruppe, relevante Inhalte (Protokolle, Spezifikationen, Arbeitsanweisungen, Berichte), Metadaten, Versionskontrolle, Freigabe- und Änderungsprozesse sowie Prüf- und Archivierungsanforderungen. Oft arbeiten Organisationen mit einem Dokumentationsplan oder einer Dokumentationsstrategie, der festlegt, wer Dokumente erstellt, prüft, freigibt und wie sie gepflegt werden.

Unzureichender Dokumentationsbedarf kann zu Rechtsrisiken, Audit-Verletzungen, Informationsverlust, Verzögerungen und erhöhten Betriebskosten führen. Gutes Dokumentationsmanagement verbessert Nachvollziehbarkeit, Fehlerdiagnose, Wissensweitergabe und Compliance. Es erleichtert auch Qualitäts- und Risikomanagement sowie die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen.

Anwendungsbeispiele finden sich in verschiedenen Branchen: in der Industrie und im GMP-Umfeld (Herstellungs- und Abgabedokumentationen), im IT-Service-Management mit Wissensdatenbanken, im Bauwesen mit Ausführungs- und As-built-Dokumentationen, in der Medizin und im Gesundheitswesen mit Behandlungs- und Verlaufsdokumentationen sowie in der Forschung mit Protokollen und Forschungsdaten. Zur Steuerung des Dokumentationsbedarfs werden Vorlagen, zentrale Repositorien, Versionskontrolle, Metadatenkataloge und regelmäßige Reviews eingesetzt.