Documentconversie

Documentconversie is het proces van het omzetten van documenten van een bronformaat naar een doel formaat, met behoud van de inhoud en zo veel mogelijk de structuur en presentatie. Bij gescande documenten wordt vaak OCR toegepast om tekst doorzoekbaar te maken.

Veelgebruikte doelformaten zijn onder meer PDF en PDF/A voor opslag en lange termijn archivering, DOCX en ODT voor bewerking, HTML voor webpublicatie, en afbeeldingsformaten zoals JPEG of TIFF. Bij bedrijfsprocessen kan ook RTF of TXT worden gebruikt. De keuze hangt af van doel, compatibiliteit en bewaarteisen.

Conversie kan handmatig gebeuren met kantoortoepassingen of speciaal geconverteerde software, of geautomatiseerd via batch-workflows, API's en contentmanagementsystemen. Moderne systemen combineren OCR, lay-outanalyse en metadata om structuur en vindbaarheid te behouden.

Toepassingen zijn onder meer elektronische archivering, publicatie op websites, data-extractie voor informatiebeheer, compliance, redactie en toegankelijkheid voor mensen met een beperking.

Belangrijke uitdagingen zijn het behoud van lay-out, fonts en kleur, verlies van informatie bij compressie of conversie, OCR-fouten bij gescande documenten en het correct vastleggen van metadata. Kwaliteitscontrole en validatie zijn vaak nodig om fouten tijdig op te sporen.

Standaarden en best practices zoals PDF/A voor lange termijn, TIFF- of PNG-representaties voor afbeeldingen, en metadata-standaarden zoals METS en PREMIS helpen bij traceerbaarheid en duurzaam bewaren.

Beveiliging en privacy spelen een rol bij conversie: gevoelige informatie kan worden beschermd of geredigeerd, en workflows kunnen digitale handtekeningen en toegangscontrole omvatten.