Datenschutzmanagement

Datenschutzmanagement bezeichnet die Koordination aller organisatorischen, personellen und technischen Maßnahmen, mit denen personenbezogene Daten im Unternehmen geschützt, verarbeitet und genutzt werden. Ziel ist die gesetzeskonforme Verarbeitung nach DSGVO und anderer nationaler Vorgaben sowie Transparenz, Sicherheit und Achtung der Rechte betroffener Personen.

Zu den Kernbestandteilen gehören Verantwortlichkeiten, Richtlinien, Risikomanagement, das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutz-Folgenabschätzungen bei risikoreichen Verarbeitungsvorgängen, technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), Vertrags- und Lieferantenmanagement, Schulungen, Vorfallmanagement sowie die Rechte der Betroffenen wie Auskunft, Löschung oder Widerspruch. Der Datenschutz wird als kontinuierlicher Prozess verstanden, der regelmäßige Audits, Überprüfungen und Anpassungen einschließt.

Der Prozess umfasst die Erhebung, Verarbeitung, Speicherung, Weitergabe und Löschung von Daten gemäß Zweckbindung und Datenminimierung. Wesentliche Aktivitäten sind die Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, die Durchführung von DPIAs, die Implementierung von Privacy by Design und Privacy by Default, das Management von Auftragsverarbeitern und das Meldemanagement bei Sicherheitsvorfällen. Datenschutzmaßnahmen sollten in regelmäßigen Abständen überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Rollen und Governance umfassen typischerweise den Datenschutzbeauftragten (DSB) oder eine verantwortliche Stelle, die Compliance, Beratung von Geschäftsführung und Fachbereichen sowie die Umsetzung von Richtlinien sicherstellt. Der Einsatz von Schulungen, internen Kontrollen und regelmäßigen Audits unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Der Nutzen des Datenschutzmanagements liegt in Rechtskonformität, Risikominimierung, Vertrauensbildung bei Kunden und Geschäftspartnern sowie der Vermeidung von Bußgeldern. Es lässt sich in bestehende Compliance- oder Informationssicherheitsmanagementsysteme integrieren und kann an Standards wie ISO/IEC 27701 angelehnt werden.