Belegverwaltung

Belegverwaltung bezeichnet in der Buchhaltung und im Rechnungswesen die Verwaltung von Belegen – wie Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellungen, Kontoauszügen – in digitaler oder gemischter Form. Ziel ist eine effiziente Erfassung, Speicherung, Strukturierung und schnelle Auffindbarkeit sowie eine klare Zuordnung zu Geschäftsvällen.

Typische Funktionen einer Belegverwaltung umfassen das Einscannen oder den elektronischen Import von Belegen, Texterkennung (OCR) sowie die Erfassung relevanter Stammdaten wie Datum, Lieferant, Betrag, Kostenstelle und Belegart. Weiterhin gehören automatische Buchungsvorschläge, der Abgleich von Belegen mit Bestellungen oder Wareneingängen, Freigabe-Workflows, Versionierung, Audit-Trails und die revisionssichere Langzeitarchivierung dazu. Ziel ist eine durchgängige Belegführung, die Transparenz, Nachvollziehbarkeit und schnelle Prüfung ermöglicht.

Technische Aspekte betreffen oft die Einbindung in ERP- oder DMS-Systeme, zentrale Archivierung, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Sicherstellung der Integrität der gespeicherten Daten. Wichtige Anforderungen ergeben sich aus GoBD, HGB und AO; dazu gehören revisionssichere Speicherung, lückenlose Nachvollziehbarkeit von Änderungen sowie standardisierte Import- und Exportformate und Schnittstellen zu Buchhaltung, Steuerprogrammen und Zahlungsprozessen.

Rechtliche Aufbewahrungspflichten richten sich nach HGB, AO und GoBD. In der Praxis werden Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Belege und zugehörige Unterlagen häufig für 10 Jahre aufbewahrt; viele andere Dokumente 6 Jahre. Elektronische Belege müssen entsprechend diese Pflichten revisionssicher erfüllen.

Der Nutzen einer Belegverwaltung liegt in erhöhter Effizienz, verbesserten Prozessen, besserer Compliance und erhöhter Audit-Fähigkeit. Sie unterstützt das automatische Buchen, erleichtert die Belegsuche und ermöglicht konsistente Daten über Abteilungen hinweg.