Behördenschreiben

Behördenschreiben bezeichnet die formelle schriftliche Kommunikation einer Behörde mit Bürgern, Unternehmen oder anderen Behörden. Typisch handelt es sich um offizielle Briefe wie Bescheide, Anträge, Aufforderungen oder Mitteilungen. Das Feld umfasst sowohl die Erteilung von Informationen als auch die Anordnung von Maßnahmen im Verwaltungsverfahren.

Aufbau und Form: Ein Behördenschreiben enthält Absender, Empfänger, Aktenzeichen, Datum und Betreff, gefolgt von einer sachlichen Anrede, dem Textkörper sowie Hinweisen auf Anlagen. Am Ende stehen Grußformel, Unterschrift und ggf. Stempel. Häufig wird die Rechtsgrundlage genannt und auf Fristen verwiesen.

Typische Schriftstücke: Bescheid (Verwaltungsakt) als Entscheidung, Anträge und deren Bearbeitung, Aufforderungen, Fristsetzungen, Erinnerungen, Mitteilungen über Änderungen oder Veranstaltungen, sowie Bestätigungen des Eingangsnachweises.

Rechtliche Grundlagen: Behördenschreiben folgen dem Verwaltungsrecht und den jeweiligen Verfahrensvorschriften der Länder sowie dem Bundesrecht. Sie müssen klar, nachvollziehbar und rechtlich belastbar formuliert sein.

Sprache und Stil: Die Sprache ist sachlich, neutral und höflich; das Siezen wird bevorzugt; Fachbegriffe und Rechtsausdrücke werden dort verwendet, wo sie der Rechtslage dienen. Formulierungen sind eindeutig, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden.

Elektronische Kommunikation: Neben dem Schriftverkehr in Papierform gewinnen elektronische Zustellungen und sichere Übertragungswege an Bedeutung. Elektronisch übermittelte Schreiben können Signaturen und Portalnachrichten verwenden; Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten gelten weiterhin.

Bedeutung: Behördenschreiben sind zentrale Dokumente im Verwaltungsverfahren, dienen der Information, Nachweisführung und Rechtsstellung der Beteiligten. Für Verbraucher wie für Unternehmen gelten Fristen und Rechtsmittel, etwa der Widerspruch.