Archivierungsworkflow
Archivierungsworkflow bezeichnet den standardisierten, dokumentierten Ablauf zur Verwaltung von Archivgut über seinen gesamten Lebenszyklus, von der Erfassung bis zur Aussonderung. Ziel ist eine rechtssichere, revisionsfähige Langzeitaufbewahrung sowie eine effiziente Auffindbarkeit und Nutzbarkeit der Bestände.
Typische Phasen: Erfassung (Dokumente scannen, digitalisieren), Bewertung/Archivierungsentscheidung (Archivierungspriorität, Retention), Klassifikation und Metadatenerfassung, Langzeitarchivierung (Speicherung in
Rollen: Archivverantwortliche, IT-Abteilung, Fachbereiche, Datenschutz- und Rechtsabteilung. Prozesse sollten klare Zuständigkeiten, Freigaben, Versionierung und Änderungsprotokolle umfassen.
Technische Grundlagen: OAIS-Referenzmodell, Metadatenstandards wie Dublin Core, METS, PREMIS; digitale Langzeitaufbewahrung, Checksummen, Versionierung, Monitoring, Backup und
Rechtliche Aspekte: Aufbewahrungsfristen, Datenschutz, Urheberrecht, revisionssichere Dokumentation, Audit-Trails. Qualitätssicherung durch regelmäßige Prüfungen, Schulungen und Dokumentationen der
Nutzen: verbesserte Nachverfolgbarkeit, Risikominimierung durch Revisionssicherheit, effizientere Recherche, Compliance und Transparenz der Archivprozesse.