verzamelproces

Verzamelproces is het proces waarin goederen, gegevens of bronnen uit verschillende hoeken worden bijeen gebracht om een samenhangende collectie, dataset of voorraad te vormen. Het begrip is breed toepasbaar en komt voor in onder meer wetenschappelijk onderzoek, logistiek, bibliotheek- en museumperspectieven, en in bedrijfsprocessen zoals inkoop en contractbeheer.

In onderzoeksomgevingen verwijst verzamelproces naar het systematisch verzamelen van data en materialen volgens vooraf bepaalde criteria. In de inkoop en logistiek gaat het om het verzamelen van goederen en informatie over leveranciers, prijzen en leveringsvoorwaarden. Bibliotheken en musea gebruiken verzamelprocessen bij acquisitie en het cureren van collecties. Digitalisering heeft het verzamelen vaak uitgebreid met data-extractie, metadata vastlegging en kwaliteitstoetsing.

Een typisch verzamelproces kent meerdere fasen: planning en definitie van doel en scope; requisito's en selectie van bronnen; feitelijke collectie of extractie van items; deduplicatie en validatie van kwaliteit en provenance; consolidatie en integratie in een samenhangende set; opslag en metadataregistratie; governance, rechten en naleving; en periodieke evaluatie en bijsturing.

Belangrijke aandachtspunten zijn onder meer de kwaliteit en betrouwbaarheid van de verzamelde items, privacy en auteursrechten, duplicaten en inconsistenties, en de traceerbaarheid van herkomst. Een goed beheerde verzamelproces levert een reproduceerbare, toegankelijke en veilige collectie op die geschikt is voor analyse, besluitvorming of verdere verwerking. Voorbeelden zijn een onderzoeksdataset met duidelijke metadata, een gecureerde bibliotheekcollectie, of een voorraad- en leveranciersbestand in een organisatie.