terugboeken

Terugboeken is een term uit de boekhouding die verwijst naar het ongedaan maken van een eerder geboekte transactie in de grootboeken door het aanmaken van een terugboeking. Dit gebeurt wanneer een post onjuist bleek of wanneer een betaling, factuur of transactie later ongedaan gemaakt moet worden.

Het doel van terugboeken is om de boekhouding weer in overeenstemming te brengen met de werkelijkheid en het saldokoppeling te herstellen. In een dubbel boekhoudingssysteem heeft een terugboeking dezelfde omvang, maar tegengestelde debet- en creditposities ten opzichte van de oorspronkelijke boeking. De terugboeking moet de accounts en de bedragen van de originele post behandelen, zodat de keten van debet en credit klopt.

Wanneer terugboeken gebruikt wordt, kan dat in verschillende situaties voorkomen. Bijvoorbeeld bij een foutieve verkoopboeking, een retour van goederen, een terugbetaling aan een klant, of het opheffen van een provisie of accrual. Bij elke situatie is een duidelijke documentatie nodig die de oorsprong en reden van de terugboeking aantoont. In veel systemen wordt een terugboeking gekoppeld aan de oorspronkelijke boeking zodat de audit trail compleet blijft.

Effect op financiële staten: de terugboeking heeft doorgaans geen netto-effect op de jaarwinst als het een correctie betreft, maar corrigeert wel de saldi van balans en resultatenrekening. Voorbeelden: bij een foutieve verkoop waarop omzet en debiteuren stonden geboekt, leidt een terugboeking tot een directe correctie van omzet en debiteuren. Bij een betaling die wordt teruggedraaid, ontstaan tegenposten in kas en de ontvangsten of openstaande vorderingen. Belangrijke overwegingen zijn onder meer VAT-behandeling, documentatie en interne controles.

Zie ook: corrigerende journaalpost, omgekeerde boeking, creditnota en debiteurnota.