retentieperiodes

Retentieperiodes zijn vastgestelde perioden waarin gegevens of documenten worden bewaard voordat ze worden verwijderd of gearchiveerd. Ze maken deel uit van het informatiebeheer en de recordsmanagement van organisaties en helpen bij het organiseren van de opslag op basis van doel en noodzaak.

De belangrijkste doeleinden van retentieperiodes zijn het voldoen aan wet- en regelgeving, het vormen van bewijs voor audits en rechtszaken, en het ondersteunen van operationele processen. Daarnaast dragen ze bij aan privacybescherming door te voorkomen dat gegevens langer worden bewaard dan nodig is.

Het bepalen van retentieperiodes gebeurt op basis van verschillende factoren. Wettelijke en sectorale vereisten spelen een rol, evenals contractuele verplichtingen en jurisdictie. Daarnaast is de aard en gevoeligheid van data van belang, het doel van de verwerking, de risico’s en de kosten van opslag. Een gedocumenteerd retentieschema en een data-classificatie helpen bij de juiste toepassing.

Uitvoering is meestal georganiseerd via een data lifecycle- of recordsmanagementsysteem. Er worden duidelijke procedures vastgesteld voor vernietiging, anonimisering of archivering, en periodieke herzieningen om afstemming met veranderende vereisten te waarborgen. Betrokkenen moeten op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden, en er moeten mechanismen zijn om rechten van betrokkenen te respecteren.

Voorbeelden van gebieden waar retentieperiodes vaak van toepassing zijn, zijn fiscale en loonadministratie, personeelsdossiers, klantgegevens en operationele logbestanden. Langere periodes gelden vaak voor bewijs- en auditdoeleinden, kortere periodes voor dagelijkse operationele data.

Te lange bewaartijd verhoogt beveiligingsrisico’s en kosten, terwijl te korte perioden kunnen leiden tot non-compliance en verlies van relevante informatie. Best practices zijn onder meer minimisatie van verzamelde gegevens, regelmatige evaluatie van doelen, automatische vernietiging of anonymisatie en zorgvuldige wettelijke basis voor verwerking.

---