planningsdocumenten

Planningsdocumenten zijn documenten die een voorgenomen uitvoering van een project, programma of operationele activiteit vastleggen. Ze beschrijven wat er moet gebeuren, wanneer, door wie en met welke middelen, en dienen als referentiepunt voor besluitvorming, uitvoering en toezicht.

Doeleinden omvatten communicatie tussen belanghebbenden, afstemming van wensen en verplichtingen, governance en verantwoording, planmatige controle op tijd, kosten en kwaliteit, en risicobeheer.

Een planningsdocument bevat doorgaans: doel en scope, een planning met mijlpalen en afhankelijkheden, een taken- en rollenlijst, een inschatting van benodigde resources en kosten, governance- en besluitvormingsstructuren, kwaliteitscriteria, risico's en mitigatie, en een communicatie- en escalatieplan. Vaak is er een baselinemoment en een proces voor wijzigingen (change control).

Typen planningsdocumenten zijn onder meer het projectplan (of plan van aanpak), uitvoeringsplanning, tijdschema's, resourceplan, risicoplan, kwaliteitsplan en communicatieplan. In sommige gevallen komen daar aanvullende plannen bij, zoals een change management plan of beveiligings- en complianceplan.

Gebruik en toepassingsgebied: planningsdocumenten worden ingezet door projectteams, management en externe stakeholders. Ze dienen als raamwerk voor uitvoering, voortgangsbewaking en verantwoording, en vormen vaak een audit- of evaluatiebasis. Ze worden toegepast in civiele bouw, IT-projecten, de publieke sector en bij evenementen.

Kenmerken: planningsdocumenten zijn doorgaans levende documenten die tijdens de levenscyclus worden geactualiseerd en herzien. Ze dragen bij aan transparantie, samenwerking en controle.